Mentions légales

Dans le cadre de l’exercice de gestion de la vie communale, la Commune de Käerjeng collecte et traite vos données à caractère personnel conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après « RGPD »).

Les données traitées, ou partie d’entre elles, nécessaires à l’accomplissement des missions définies dans le code communal ( http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/code/communal/20190501) ou à la poursuite des intérêts légitimes du destinataire, sont susceptibles d’être communiquées ou rendues accessibles à des partenaires de la Commune de Käerjeng

Dans une certaine mesure, les données à caractère personnel traitées, ou partie d’entre elles, nécessaires à l’accomplissement des missions de la Commune sont susceptibles d’être communiquées ou rendues accessibles à des acteurs externes. Une description succincte des traitements effectués par la Commune de Käerjeng se trouve ci-après.

Il est à noter que le principe de la minimisation des données est toujours respecté durant tout échange avec un acteur externe.

En cas de réquisition par l’État, les données traitées peuvent également être utilisées à des fins statistiques. Des mesures de sécurité adaptées (p.ex. anonymisation, pseudonymisation ou chiffrement) sont prises dans ces cas dans la mesure du possible.

Conformément à la loi, la majorité de ces travaux se font sous le contrôle du gouvernement qui effectue un contrôle étendu.

Le RGPD confère certains droits à l’administré, notamment le droit à l’information, le droit d’accès, le droit de rectification, le droit à la portabilité des données, droit à l’opposition ou à la limitation du traitement, le droit de contester une décision prise sur base de processus automatisés ou le droit à l’oubli. La Commune de Käerjeng respecte ces droits dans la mesure du possible sous réserve des dispositions prévues dans les dispositions légales ou règlementaires.

Pour toute information complémentaire à ce sujet ou pour exercer un des droits découlant du RGPD,

Vous pouvez contacter le DPO (Data Processing Officer) de la Commune de Käerjeng :

Par mail :             dpo@kaerjeng.lu

Par courrier :      Administration communale de Käerjeng

Data Protection Officer

B.P. 50

L-4901 Bascharage

La Commune de Käerjeng respecte ces droits dans la mesure du possible sous réserve des exceptions prévues par des dispositions légales.

Avant de traiter votre demande RGPD, et afin d’assurer la protection des données à caractère personnel, la Commune de Käerjeng vous demandera de vous identifier afin d’éliminer tout doute quant à l’identité du demandeur.

La CNPD (Commission Nationale pour la Protection des Données) en tant qu’autorité de contrôle peut être saisie d’une réclamation adressée à la Commission nationale pour la protection des données – Service des plaintes : 1, avenue du Rock & Roll ; L-4361 Esch-sur-Alzette

Description des services de la Commune :

Les opérations ci-dessous sont effectuées par les différents services de la Commune, elles sont présentées pour autant qu’elles soient pertinentes d’un point de vue GDPR :

Conseil Communal et Secrétariat :

Dans le cadre de la préparation de la documentation des délibérations, des décisions du conseil communal et du collège échevinal, les données des citoyens qui souhaitent assister aux délibérations publiques du conseil communal sont collectées.

Les échanges avec les citoyens par courriel ou par voie postale sont scannés et stockés dans les systèmes d’archivage électronique de la Commune

Par loi, la Commune agit sous le contrôle de l’état et par conséquent, tous les actes administratifs peuvent donner lieu à un contrôle, notamment par le ministère de l’Intérieur, y compris des dossiers individuels.

Dépendant du contexte, le service secrétariat sera confronté à des données personnelles, mais en aucun cas ne procèdera à un traitement, ou un échange de données en dehors du cadre défini par le service en charge du traitement sous-jacent.

Biergeramt :

Dans le cadre du maintien du registre de l’état civil, du registre de la population et afin d’assurer le bon fonctionnement du processus électoral dans la Commune, le bureau de la population collecte les données signalétiques, les coordonnées de contact, date et lieu de naissance, adresse, profession et nationalité des citoyens. Il traite également les demandes des cartes d’identité et des passeports luxembourgeois, lesquels sont transmis par voie électronique à l’Etat respectivement au Ministère de Affaires Etrangères pour émission. Dans ce contexte la commune agit comme sous-traitant des services respectifs de l’Etat.

Par ailleurs, le service est amené à collecter les données des demandeurs des chèques service, des repas sur roues, ainsi que les données de facturation des sacs à ordure. Il a également la charge de l’enregistrement des chiens en vue du prélèvement de la taxe communale associée.

Service Recettes :

Dans le cadre de ses activités de perception de taxes et impôts, paiement des fournisseurs, salaires…etc., l’ensemble des opérations comptables est enregistré conformément aux règles comptables usuelles. Ces opérations donnent lieu à des échanges d’informations bancaires qui peuvent avoir lieu avec l’office social et/ou la justice.

Service Technique :

Le service technique a la charge de l’ensemble des aspects relatifs à l’infrastructure technique et sanitaire et de la planification du territoire de la Commune. Pour ce faire, il est amené à collecter des données relatives au suivi du lien entre la parcelle, l’adresse et le nom du propriétaire ainsi que l’archivage des pièces relatives aux autorisations de construire accordées ou refusées. Il est également de son sort de gérer les compteurs d’eau et leurs raccordements, le ramassage des poubelles et leurs facturations ainsi quel’émission des cartes donnant accès aux centres de recyclage.

Le Service Technique gère aussi les données liées aux service forestiers, telles que les échanges concernant la déclaration « Wëldschued », les espaces protégés, le paiement du « Juegdgeld », ainsi que le contrôle des permis de chasse. Dans ce contexte il est amené à gérer certaines données signalétiques qu’il partage au besoin avec des sous-traitants (principalement Pro-Actif et des corps de métier agissant sur mandat explicite de la commune)

Service Enseignement :

Afin d’organiser les activités directement liées à l’organisation scolaire, le Service Enseignement utilise les données signalétiques des parents/tuteurs et des enfants. De même, le service scolaire peut être amené à communiquer ces informations à des prestataires externes. Le service agit comme intermédiaire entre la commune et le MEN.

Service du Personnel :

Le service du personnel a la charge de gérer le recrutement, la carrière, les litiges et le traitement des salaires du personnel de la Commune. En tant qu’employeur, la Commune transmet les informations aux services étatiques en charge, notamment le CCSS, le Service du Travail Multisectoriel et le Service de Retenue à la Source de l’Administration des Contributions Directes.

Service Relations Publiques :

Le Service Relations Publiques exploite des mailings par courrier électronique pour informer les différentes audiences de la Commune de Käerjeng. Ces listes concernent le Conseil Communal, les représentants des associations actives à Käerjeng, les membres des commissions, les VIP, commerçants et le personnel de la Commune. A l’exception de la communication avec le personnel communal, l’inscription à ces listes se fait par consentement.

Le Service organise des manifestations culturelles et sociales pour adultes et enfants ainsi que des cours du soir (essentiellement de langues). Le Service Relations publiques gère aussi une liste des inscriptions et présences aux cours et maintient par ailleurs une liste des chargés de cours.

Le Service Relations Publiques est le point de contact principal pour toute requête de la part des médias (demande d’interview, reportages, demande d’information, …etc.) tout en veillant à ne publier que les photos des personnes en premier plan ayant donné leur accord.

Service Informatique :

Dans le cadre de ses activités liées à l’hébergement des applications, la mise à disposition de l’infrastructure du travail (Réseau, téléphonie, gestion des serrures), la gestion de contrats de maintenance des logiciels informatiques et la surveillance vidéo, le service informatique est mené à manipuler des données personnelles et de les transférer vers des prestataires de services qu’eux les stockent pour le compte de la Commune.

Service Patrimoine :

Dans le cadre de ses activités de gestion des contrats en matière immobilière et les relevés parcellaires, ce service est amené à gérer des données personnelles relatives aux droits de passage, contrat de bail, contrat de fermage, droit de superficie, ainsi que la demande de subsides. Dans le cadre de la gestion d’habitations sociales, ces données signalétiques sont complétées par des données financières des demandeurs.

Service Agents Municipaux :

Dans le cadre de ses activités de  contrôle des stationnements, l’utilisation des pistes cyclables, des chemins ruraux et forestiers, des places, des aires de jeux, des cours et bâtiments de la Commune ,ce Service est amené à collecter certaines données signalétiques par exemple, les plaques d’immatriculation, la consultation des cartes d’identité, la prise de photo et l’enregistrement d’adresses. Cet accès aux données personnelles est nécessaire afin de garantir le. De même, ce Service retrace le dépôt de déchets dans la nature et sur les voies et places publiques. Dans ce contexte, il procède également à la collecte de certaines données signalétiques en vue de l’exécution de leurs missions.

Office Social :

La Commune de Käerjeng a aussi mis en place un office social qui est un établissement public autonome et qui fonctionne indépendamment des autres services de la Commune. L’Office Social travaille en étroite collaboration avec la Commune. Afin d’obtenir des détails sur le fonctionnement de l’Office Social, veuillez contacter leur Data Protection Officer.

École de Musique :

Dans le cadre de ses activités, l’École de Musique gère le parcours des élèves, commençant par leur inscription, l’organisation des cours, le suivi entre enseignants et parents, ainsi que la gestion des données des enseignants. Certaines de ces données sont exposées aux jurys externes pendant les examens.

Par ailleurs, le MEN, autorité de tutelle et en particulier le Commissariat à l’Éducation musicale, reçoit le détail des inscriptions et cursus scolaires des élèves.

La gestion du personnel de l’École de Musique est effectuée par le Service Enseignement.

Maison Relais :

Dans le cadre de l’organisation des structures d’accueil et dans le but d’assurer un encadrement correct, la Maison Relais est amenée à gérer les données signalétiques, médicales et diététiques des enfants encadrées par la maison-relais.

Étant donné que les critères d’admission dépendent de la situation familiale, des informations y relatives ainsi que des informations relatives au contexte professionnel des parents sont collectées.

Afin d’assurer la sécurité des enfants, les personnes responsables et les personnes pouvant récupérer les enfants dans les structures d’accueil doivent être clairement identifiables. Cette identification est effectuée via le numéro de matricule national combiné avec d’autres données signalétiques.